社区办公自动化P.76-79文件归档的意义

1、社区施行红色办公方式介绍1为何要在这儿给你们讲红色办公，目的是要你们在生态建设的实际工作中实行红色办公。与创建红色社区的直接关系，就是用红色办公的方式整理创建档案，在最基层的办公场所实现节能降耗。2参考教材：第一本是参考内容在第3章第三节社区红色办公3第二本是以问答的方式介绍与红色办公相关的新政和知识。参考内容重点在第28-44题里。45前面两幅q版图生动形象地请你们将迈向低碳时代一书掀开到第69页，开始我们的专题讲堂：“社区施行红色办公的方式”6第三节社区红色办公P.69-79分别介绍了：一、社区网上办公二、社区办公手动化三、社区文档电子化7一、社区网上办公P.69-72前半部分

2、从理论上解说了网上办公的概念，后半部分提出了社区网上办公的技巧。8二、社区办公手动化P.72-76从四个方面解说了社区办公手动化的理论。9三、社区文档电子化P.76-79列举了有助于实现社区文档电子化的常用技巧。10第三点很重要，为整理红色创建档案强调了新的途径。接出来就从创建档案的实际出发，给你们介绍文档电子化的整理方式。11随着降低文山会海的工作逐渐落实到社区，文档电子化的作用越来越突出。12一、首先来讲一下文件归档的意义创建红色社区活动是用科学发展观指导城乡社区生态建设的具体彰显。红色社区、绿色家庭、环保志愿者、社区环保志愿组织、居民环境问卷调查系列档案，是对创建工作情况的记录，是

3、社区生态建设历史的真凭实证，是评估创建工作的第一手参考材料。13它既反映了创建的整体工作，又为指导、整改、考核、命名红色社区，有效组织环保志愿者举办环保公益活动，建设社区环保志愿组织，从问卷调查中了解市民对环境的反映，提供了可靠的备查根据。创建档案整理的意义主要是将零散的和须要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合及编目，使各类材料系统上去。14二、讲完意义，再介绍一下红色创建档案整理的发展过程整理红色创建档案这项工作，在创建红色社区活动举办的早期没有造成注重，只是把它当成申报材料及表册检测的一部份内容，随着创建工作的深入举办，逐渐认识到系统整理红色创建档案的重要性，这才开始作为一项独立的工

4、作加以规范。15随着社区生态建设范围的不断扩大，红色创建档案须要整理的内容也在增多，而且万变不离其宗，基本原则可以归纳为：无纸化、电子化、减量化。其他工作文档管理也可以触类旁通地加以应用。电子文档就是这一基本原则的具体彰显。下边就围绕“三化”来讲解电子文档。16（一）首先讲无纸化我们先来看一下过去的归档形式。下边图片是常用的归档文件夹17这两张图片是比较有特色的红色家庭归档文件夹18这三张图片是在归档的基础上整理出的红色社区和红色家庭申报材料19里面那些图片反映了过去归档方式须要大量的纸张，我们在现场考评检测台账时，许多社区都捧着几摞材料到会场来，与节能降耗的要求很不相适应。20这么我们倡导的

5、无纸化归档操作方式是哪些呢？浅显地讲，就是用第二个基本原则：电子化，将这种纸张材料转换为电子文档，经过系统整理就成为电子档案。这样可以提高创建档案的实用价值，为简洁整理、快捷查阅红色创建档案提供了便捷的条件。21（二）再来讲电子化红色创建档案电子化彰显了节省资源的原则，用处是确保创建档案的真实性、完整性、有效性和连续性，同时便捷查阅、申报、考核和资源网路化共享。正是由于电子文件的重要性，中办和国办于2009年联合下发了电子文件管理暂行办法。22电子文档的来源分类依据社区居委会目前办公手动化的现有条件，红色创建电子化档案可以分为：1、自然生成的文字材料和数码图片，2、数字化后的往来文件，3、公务

6、电子电邮。231、自然生成的Word文本和Excel表格可以直接成为电子文档。下边图片反映的是文本和表格24自然生成的数码相片也可以直接成为电子文档。下边的图片都是用数码单反现场拍摄的，右边的图片留有时间，是存档的最好说明。252、具备扫描仪的居委会可以将盖有私章的文件，扫描成图片存入笔记本，这样就是电子化后的文件。图片反映了扫描后的文件，既有文号又有私章，保证了电子文件的真实可靠。26下边图片是用数码单反重拍的文件，也是文档电子化的一种方式。27用数码单反拍摄的图片，最好不要在单反上删选，由于色调和清晰度都遭到一定的限制，而是先下载到笔记本中，再选购有代表性的图片存档。因为笔记本易受病毒功击，但是

7、办公笔记本使用人较多，所以电子档案要注意做好备份，防止文件遗失，未能填补。比较好的备份方式是将整理好后的电子文档刻录成光碟。28（三）最后讲减量化红色创建档案整理减量化的目的是突出主要内容，删掉无关材料，因而结合创建红色社区的归档范围和方式来介绍。29归档范围1、创建红色社区的有关文件，非常是国家、省、市、区（县）红色社区考评指标和评比标准。诸如：关于进一步举办浙江省红色社区创建活动的通知（苏环委号）和关于申报2014年度广东省红色社区的通知（苏环办号）。30图片反映的是湖南省环境保护厅网页，相关文件可以在此下载。312、创建红色社区的有关证明，如社区区划图、环保局证

8、明、各类奖章。32图片反映环保局证明333、创建的计划、方案、总结。34图片反映保存有价值的文件资料354、创建的成效主要彰显在环境质量建设的硬件方面如垃圾分类、雨污分流36再如市民环境满意度375、公众参与如环保志愿者、共建单位386、宣传教育主要彰显在环境质量建设的软件方面如环保宣传栏、环保书籍39公众围绕创建举办的重要环保活动40归档方式1、归案是选购出有查阅和保存价值的文件材料，按文件产生的时间或内容做好归类。2、一项活动完成，一个大会结束，一个问题解决，应及时将该项工作产生的主要文件材料整理后归档。413、归档文件材料要注意检测应盖私章的是否盖了，文件没有标题的应加上标题，内容没有

9、标明日期的要标上日期。4、归档的相片、录音带、录像带要一一写上文字说明。42请你们将书翻到P.176红色社区考核指标分解表是归档的重点内容，也是当前创建红色社区活动的主要根据，去年的申报文件也有附件，所以具体讲一下。分解表包括申报条件、组织机构、环境质量和宣传教育四部分内容，对应的有分值、要求和评分，请你们认真理解。43下边图片就是考核指标分解表这儿以第三部分“环境质量”展开讲一下44环境质量中基本分是40分，加分是15分45在自评中关键是加分部份，主要是考评区、县（市）环保部门的指导，社区居委会自评基本分，区、县（市）环保部门自评加分，两部分合上去是总得分，假如没有加分，总得分就达不到95分

10、。这几年不合格的申报表多数问题就出在加分部份，区、县（市）环保部门没有自评加分，居委会只评了基本分，这样的材料评估就不合格。46还要注意的是在“一、申报条件”第5条里，省级红色社区命名期限改为满2年。近五年来获得的荣誉，主要是指环境保护方面和省辖市级以上的荣誉。47书中P.99是红色家庭评比条件也是归档的主要内容，包括三部份内容一、申报条件二、环境意识三、环境行为48须要说明的是：多年来红色家庭是与红色社区有机联系在一起创建的，因为2013年在全国规范创建嘉奖工作中，明晰创建红色家庭不作为一项单独工作举办，所以今后就不再推荐嘉奖红色家庭，而是作为创建红色社区工作中的一部份内容。这儿就不展开讲了

11、。49请你们参看P.9-20社区环保志愿组织也是归档的主要内容。这种材料可以反映红色社区环保志愿组织建设，以及环保志愿者举办环保公益活动的真实情况。这部份关键是红色社区要组建规范的环保志愿组织。50规范的环保志愿组织应具备的条件一是街道办事处备案，二是社区居委会管理，三是区、县（市）环保局业务指导。51诸如：南京市钟楼区永红街道清潭三社区组建的环保志愿组织就很规范（参看P.18）52有了规范的环保志愿组织就可以在社区村民里招募环保志愿者，开展环保公益活动。53逐级精编也是减量化的具体方式红色创建档案整理在区、市级保留的材料可范围大一些、内容川一点，尽可能多搜集原始资料。申报市级红色社区时，应当

12、在经过整理的创建档案基础上，对材料进行选择精编。54电子目录电子文档整理好后要编辑目录。最后来介绍电子化汇编目录。先请看一下纸张目录汇编的款式55这么电子化怎么汇编目录呢？简单的方式就是在笔记本里构建文件夹系统。先建一个“绿色创建”总文件夹，上面再分“绿色社区”、“社区环保志愿组织”“居民问卷调查”、“绿色家庭”等文件夹，而在“绿色社区”文件夹里可以再按考核指标四部分内容建“申报条件”、“组织机构”、“环境质量”、“宣传教育”文件夹，这早已是五级文件夹了。56下边结布光反映的就是五级文件夹57到第四级还可以根据考评指标细化内容，在每一部份下建文件夹，如“环境质量”文件夹下可再建“水环境”、“空气

13、质量”、“噪声管理”、“固体废物处置”、“环境面貌”、“绿色消费”等文件夹。“水环境”文件夹里还可以再建“材料”和“图片”文件夹。58建好后的文件夹上面再包含若干个文档。在每位文件夹里都要构建一个目录文档。文档要按照目录构建文件名。这么完善上去的文件夹体系既以便查阅，又便捷考评。59诸如：“水环境”考评指标和要求里有“1）区内河、湖、池海面清洁，没有悬浮物，附市环保局证明”，这么在“水环境”文件夹里建的目录文档就是“一、环保局证明”，对应环保局证明这份文档的文件名就是“环保局证明”。60图解举例：方框中的“待定”指的是内容，倘若二是雨污分流图片，这么“待定”就是“雨污分流图片”61针对近几

14、年社区环保志愿组织的发展状况，人数多而且活动也多，这部份的电子化可以在“社区环保志愿组织”文件夹下边再建“环保志愿者”、“环保公益活动”子文件夹。62目录通常按每一份文件分别填写，如几份文件的内容完全是针对某一个具体问题的，也可以综合上去填写。下边图片反映的单份文件，应当作为文档分类划入文件夹。6364在总文件夹中要有汇编总目录，在各个子文件夹中要有分目录，总目录要标子文件夹，分目录要注文档。须要指出的是标明明晰十分重要，既便捷查找档案，也易于考核。我们在实际工作中发觉，好多社区不注意写清内容，导致好多何必要的麻烦。65诸如，一些居委会出席培训报考，不写那种市，那种区，哪个县，只写哪些社区，电话号码不写区号，导致难以统计，这与目录没有明晰标明一样难以使用。明天给你们讲解了用红色办公整理创建档案，之后的申报材料、创建总结、现场汇报、问卷调查、档案检测都要用电子文档，带光碟或则U盘到会场用笔记本演示及查看。66感谢！67